28 noviembre, 2011

INVENTARIO DE MERCANCIAS

¿QUE ES INVENTARIO? 
Por inventario se define al registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.
Por extensión, se denomina inventario a la comprobación y recuento, cuantitativo y cualitativo, de las existencias físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas.
Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan los sistemas pertinentes para evaluar sus existencias de mercancías con el fin de fijar su posible volumen de producción y ventas
Comprender el concepto, características y los fundamentos de los sistemas de valoración de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un periodo. El administrador financiero debe tener la información pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. En el campo de la gestión empresarial, el inventario registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones.

Clases de Inventarios:

De acuerdo a las características
de la empresa encontramos cinco tipos de inventarios.

Inventario de Mercancías:

Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

Inventario de Productos Terminados:

Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:

Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

Inventario de Materias Primas:

Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

Inventario de Suministros de Fábrica:

Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).


INVENTARIO PERIÓDICO E INVENTARIO PERMANENTE DE MERCANCIAS
Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a su necesidad. Los sistemas más utilizados son:
  • Sistema de Inventario Periódico.
  • Sistema de Inventario Permanente.
SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO: Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual puede denominarse:
  • INVENTARIO INICIAL: es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.
  • INVENTARIO FINAL: es la relación de existencias al finalizar un período contable.
SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE: mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar inventario físico, porque los movimientos de compra-venta de mercancías se registran directamente en la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa, a precio de costo.
La empresa que usa este método, requiere un fichero o auxiliar de mercancías denominado KARDEX, en el cual se registra cada artículo como subcuenta de la cuenta de mercancías, por este motivo este sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente por las empresas que tienen una reducida variedad de mercancías.
Cuando las empresas tienen en existencia una gran variedad de artículos con distintas referencias, para controlar las mercancías es conveniente llevar un tarde sistematizado.
Las empresas obligadas a presentar su declaración tributaria firmada por revisor fiscal o contador público, deberán utilizar el sistema de inventario permanente.

REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MERCANCÍAS EN EL SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO:
Cuando se utiliza este sistema, la cuenta mercancías no Fabricadas por la Empresa no se emplea durante el ejercicio; los registros de entradas y salidas de mercancías se hacen en las cuentas Compras y Comercio al por mayor y al por menor, respectivamente. Así mismo las devoluciones, rebajas y descuentos, se registran en las cuentas Devoluciones, Rebajas y Descuentos en compras, o en ventas.

REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MERCANCIAS EN EL SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE.
En este sistema se registran al costo, en la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa, todas las operaciones de compra, venta, descuentos y devoluciones en compras y en ventas. Así:
  Compras: la adquisición de mercancías se contabiliza con un débito en la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa y un crédito en Bancos o Proveedores, según el caso.
Ejemplo: Sistecom Ltda: gran contribuyente, compra mercancías al contado por $670.000; IVA 16% retención en la fuente 3% paga con cheque. Vendedor régimen común.

Cuentas
Debito
Crédito
Mercancías no Fabrica. por la Empr.
670.000

Impuestos sobre ventas por pagar
107,200

Bancos

703.500
Retención en la fuente

20.100
Impuesto a las ventas retenido

53.600


Ejemplo 2: Compra mercancías a crédito a Antenex por $350.000; IVA 16%, retención en la fuente 3%. Comprador gran contribuyente, vendedor régimen simplificado.

Cuentas
Débito
Crédito
Mercarías no fabricadas por la empresa
350,000,

Impuestos sobre ventas por pagar
28,000,

Proveedores Nacionales

339.500
Retención en la Fuente

10.500
Impuesto a las ventas retenido

28.000


Como se observa, en el registro de compras por los dos sistemas de inventarios sólo se diferencia por el nombre de la cuenta que se debita, de acuerdo con el sistema utilizado.
  Devoluciones en compras: Estas operaciones se contabilizan así:
Ejemplo 1: Devolución de mercancía comprada al contado por $250.000; IVA 16%, retención en la fuente 3% comprador gran contribuyente.

Cuentas
Debito
Crédito
Caja
262500

Retención en la fuente
7500

Impuesto a las ventas retenido
20000

Mercancías no fabricadas por la empresa

250000
Impuesto sobre ventas por pagar

40000


Ejemplo 2: Se compran a crédito mercancías por $840.000.; IVA 16%, retención en la fuente 3%. Se paga el valor de la factura antes de la fecha de vencimiento y se recibe un descuento del 5% sobre el valor de la mercancía; comprador y vendedor grandes contribuyentes.
Asiento de compra:

Cuentas
Débito
Crédito
Mercancías no fabricadas por la empresa
840000

Impuesto sobre ventas por pagar
134400

Proveedores Nacionales

949200
Retención en la fuente

25200


Asiento de pago con descuento:
Al recibir descuento por pronto pago, la cuantía se contabiliza como un crédito en la cuenta. Ingresos Financieros y no se afectan ni el Impuesto sobre las Ventas por Pagar, ni la Retención en la Fuente.
Descuento = 840.000. x 5% = 42.000.

Cuentas
Débito
Crédito
Proveedores Nacionales
949.200

Ingresos Financieros

42.000
Bancos

907.200





  VENTAS: En este sistema para contabilizar la venta de mercancías se requieren de dos asientos:
  • En el primer asiento se registra la salida de mercancía al precio de venta, tal como se hace en el inventario periódico, tomando los valores de la factura de venta.
  • En el segundo asiento se registra la venta a precio de costo, debitando la cuenta Costo de Ventas y acreditando la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa, los valores se toman de la columna salidas de la tarjeta de kárdex.
Ejemplo: venta de mercancías al contado a varios clientes por $ 153.276; IVA 16%. Costo de ventas de la mercancía $97.000.
Registro a precio de venta:
IVA = 153.276 x 16% = 24.524

Cuentas
Débito
Crédito
Caja
177,8

Comercio al por mayor y menor

153,276
Impuesto sobre las ventas por pagar

24524


Registro a precio de costo:
Cuentas
Débito
Crédito
Comercio al por mayor y menor (costos)
97000

Mercancías no fabricadas por la empresa

97000
  • DEVOLUCIONES EN VENTAS: Por este sistema, igual que en las ventas, se requieren dos asientos para registrar las devoluciones:
    • En el primer asiento se registrará la devolución a precio de venta, según nota crédito, tomando los datos de la factura de venta.
    • En el segundo asiento se registra la devolución a precio de costo los valores de kárdex.
Ejemplo: Pedro Rendón devuelve mercancías facturadas a crédito por $285.000 más IVA 16% costo de ventas $171.000.
Asiento de devolución de ventas a precio de venta.
Cuentas
Débito
Crédito
devoluciones en venta
285000

Impuesto sobre las ventas por pagar
45600

Clientes

330600


Asiento de devoluciones en ventas a precio de costo.
Cuentas
Débito
Crédito
Mercancías no fabricadas por la empresa
171000

Comercio al por mayor y al por menor

171000

  • Descuentos en ventas: EN este caso, una rebaja no implica entrada de mercancía al almacén; por tanto se registra en un solo asiento, con débito a Gastos Financieros y un crédito a Clientes, Caja o Bancos, según el caso; y de igual forma como el sistema de inventario periódico.
Ejemplo: un cliente paga por anticipado la factura de mercancías vendidas a crédito por $342000, IVA 16%, costo $218.000 y se acoge al descuento por pronto pago del 2% sobre la mercancía.
Asiento:
Cuentas
Débito
Crédito
Caja
383040

Gastos financieros
6840

Clientes

389880


METODOS PARA LA VALORACIÓN
DE INVENTARIOS DE MERCANCÍA
Las empresas deben valorar sus mercancías para determinar el valor de sus inventarios, el costo y la utilidad en ventas en cada período contable.
  • Valoración por identificación específica: en las empresas cuyo inventario consta de mercancías idénticas, cada artículo en existencia se distingue de los demás por sus características individuales de número, marca o referencia y tiene un costo determinado.
Eje: 2 radioteléfonos marca Motorola de la serie PRO 3150, el uno con serie PHUI35963, y el otro serie PHUI35985 tienen un costo de $780.000. Cada uno.
En el inventario se deben relacionar, por separado, cada uno con sus datos y el valor correspondiente a la factura de compra.
  • Valoración a precio estándar: este método facilita el manejo de auxiliar de mercancías (kárdex), por cuanto solo requiere llevarse en cantidades, por unidades homogéneas.
  • Valoración al precio de costo. Significa que la empresa relaciona las mercancías al costo de adquisición.
FIJACIÓN DE COSTO DE MERCANCÍAS

Al adquirir mercancías, todas las empresas deben liquidar las facturas de compra y determinar el método para fijar el costo de sus inventarios.
  • Factor de costo: las facturas de compra de mercancías se liquidan aplicando un factor de costo, el cual se obtiene tomando el valor total de la factura antes de IVA y dividiéndolo por el valor de la mercancía a precio de lista. El factor se aplica a cada artículo comprado para determinar su costo real de adquisición.
El valor del costo de cada artículo comprado después de aplicarle el factor de costo, se traslada a la columna de entradas de cada tarjeta kárdex.
  • Métodos para fijar el costo de mercancías:
    • Método de promedio ponderado: este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final cuando dichas unidades son idénticas en apariencia pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios.
Para fijar el costo de la mercancía por este método, se efectúa la siguiente operación: valor total de la mercancía del inventario inicial más las compras del período, dividiendo por la cantidad total de unidades del inventario inicial más las compras del mismo período.
      • Método PEPS o FIFO: PEPS aplicando a la mercancía significa primera en entrar, primera en salir: o FIFO en inglés, first-in, first-out. Este método se basa en la hipótesis de que la primera mercancía que se compra es la primera mercancía que se vende.
      • Método UEPS o LIFO: UEPS significa última mercancía en entrar, primera en salir; o LIFO en inglés, last-in, first-out. Este método tiene como fundamento el supuesto de que los últimos artículos adquiridos son los primeros que se venden.
    • Comparación entre los métodos para fijación de costos: el valor de un inventario depende del método utilizado para la fijación de costos.
      • Por el método de periodo ponderado.
      • Por el método PEPS o FIFO.
      • Por el método UEPS o LIFO.
La valoración más alta se obtiene con el PEPS, la valoración más baja con el UEPS y una valoración intermedian con el promedio ponderado.



KÁRDEX O AUXILIAR DE LA CUENTA

Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar procedimientos de rutina que permitan controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se requiere un Kárdex.
El kárdex está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico.
Cada tarjeta kárdex constituye un auxiliar de la cuenta Mercancías no fabricadas por la empresa, donde la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo.

DESCRIPCIÓN DE UNA TARJETA DE KÁRDEX
    • ENCABEZAMIENTO: la empresa puede consignar los siguientes datos: Razón social, nombre de la cuenta principal “inventario de mercancías”, el método seleccionado para fijar el costo, nombre del artículo (subcuenta) con la referencia y el código.
    • FECHA: día, mes y año en que se efectúa la transacción por registrar.
    • DETALLE: descripción del movimiento que se registra de acuerdo con el soporte de compra, venta, devolución en compra o devolución en venta.
    • COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD (C.D.): número del comprobante del cual se traslada los movimientos.
    • ENTRADAS: En esta columna se registran las compras y las devoluciones en compras de mercancías y se divide en dos columnas para registrar la cantidad y costo total de los artículos comprados. Las entradas se registran con los datos tomados de las facturas de compra liquidadas con el factor de costo. Las devoluciones en compras se registran entre paréntesis, porque representan disminución de la compra o entrada. Al final del periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo, este es: INVENTARIO INICIAL + COMPRAS - DEVOLUCIONES EN COMPRAS
    • SALIDAS: esta columna está igualmente dividida en dos columnas para registrar la cantidad y costo de la mercancía vendida. Las devoluciones en ventas se registraran a precio de costo, entre paréntesis, porque representan una disminución de las ventas o salidas. Al final del periodo esta columna informa el costo total de mercancía vendida.
    • SALDOS: en esta columna se registra la cantidad y costo de las mercancías en existencia. Los saldes se determinan así: Las compras se suman al saldo anterior, las ventas se restan del saldo anterior, las devoluciones en compras se restan del saldo anterior y las devoluciones en ventas se suman al saldo anterior.
    • COSTO UNITARIO: Como su nombre lo dice, en esta columna se registra el valor de costo por unidad de la mercancía en existencia. Para calcular el costo unitario, en cada renglón, después de registrar las entradas o las salidas y los saldos, se divide el costo total por la cantidad total de la columna de los saldos,
El costo unitario se utiliza para registrar el costo de ventas en la columna de salidas, multiplicando la cantidad vendida por el costo unitario de las mercancías en existencia. Al final de cada período, se utiliza también para liquidar el inventario final de mercancías.
    • LOCALIZACIÓN: al pie de cada tarjeta se registra la ubicación de la mercancía en el almacén o en la bodega, con la cantidad mínima y máxima requerida.
    • PROVEEDOR: Nombre o razón social, ciudad y teléfono de la persona o empresa a quien se le compra el artículo. 

FORMATO KÁRDEX


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